Barkod sistemine göre ürünün marka sahibi (nerede veya kim tarafından üretildiğine bağlı olmaksızın) ürüne barkod numarası verilmesinden sorumludur. Ancak aşağıda belirtilen durumlarda olduğu gibi ürünün marka sahibi, ürünün aynı zamanda üreticisi, dağıtıcısı, ithalatçısı veya perakendecisi olabilir.

Üretici, ürettiği ürünü kendisine ait olan ya da marka adı altında satıyorsa

İthalatçı / toptancı, herhangi bir ülkede ürettirdiği ürünü kendisine ait marka adı altında satıyorsa veya ithalatçı / toptancı üründe değişiklik yapmışsa (örneğin, ürün ambalajında yapılan değişiklikler)

Perakendeci, herhangi bir ülkede ürettirdiği ürünü kendisine ait marka adı altında satıyorsa

Barkod başvuruları firma bazında yapılır. Üyeliğe kabul edilen firma, tahsis edilen GS1 Firma Öneki ile ürün çeşitleri için barkod numaraları oluşturur.

GS1 Firma Öneki aldıktan sonra TOBB-GS1 Türkiye’ye başvurusu sonucunda, firmaya talebine göre 7, 8, 9, 10, 11 veya 12 basamaklı GS1 Firma Öneki tahsis edilir. Sonrasında, firmanın her bir çeşit ürünü için aşağıdaki tabloda gösterildiği biçimde ürün numarası oluşturması gerekir.

GS1 Firma Öneki Basamak Sayısı	Ürün Çeşidi Sayısı	Ürün Numarası
7	100.000	00000-99999
8	10.000	0000-9999
9	1.000	000-999
10	100	00-99
11	10	0-9
12	1

Ürün numarasının verilmesi işleminden sonra verilen tanımlama numaralarının, ürün paketinin üzerinde, barkod ile simgelenmesi gerekmektedir. Eğer bir ürünün barkodu çok sayıda basılacak ise en ucuz ve en kolay yöntem barkod master filmi edinmektir.

TOBB-GS1 Türkiye üyesi olan her firma, üyeliği devam ederken adres ve unvan değişikliği yapmış ise adres ve unvan değişikliğini gösterir Ticaret Sicili Gazetesini bir yazı ile TOBB-GS1 Türkiye'ye iletmelidir.

Adres ve unvan değişikliğinde TOBB-GS1 Türkiye üyelerine tahsis edilen firma öneklerinin başka gerçek veya tüzel kişilere kullandırılmasına izin verilmemektedir. Ancak TOBB-GS1 Türkiye tarafından onay verilmesi halinde üyeliklerini devredebilirler.

Önekle numaralandırabileceğim ürün sayısı dolduktan sonra piyasa çıkacak yeni ürün mevcut GS1 firma önekleri ile oluşturulabilecek bütün ürün numaralarını kullanan firmalar, ek bir numara almak için, içinde bulunulan yıldan bir önceki mali yıla ait cirosunu gösteren Gelir Tablosu ve firmanın bir önceki mali yıla ait cirosuna göre belirlenen ücretin yatırıldığını gösteren dekont gereklidir.

TOBB-GS1 Türkiye'ye üye olan firmalar yıllık aidatlarını her yıl Eylül ayı içinde TOBB-GS1 Türkiye'nin banka hesabına öderler. Yıllık aidat, firmanın üye olduğu yıl ödenmez. Yıllık aidat tutarı her yıl TOBB-GS1 Türkiye tarafından belirlenerek üye firmalara yazı ile duyurulur. Yıllık aidat duyurularının sağlıklı olarak üye firmalara duyurulabilmesi için üye firmaların güncel adreslerini TOBB-GS1 Türkiye'ye bildirmeleri gerekmektedir.

GS1 Sisteminin gelişerek küresel bir hal alması ve tüm dünyada tek sistem olarak kullanılabilmesi amacıyla, GS1 US (A.B.D.) ve GS1 Canada (Kanada) 1 Ocak 2005 tarihinden itibaren tüm A.B.D. ve Kanada perakende firmalarının GTIN-8 (EAN-8) ve GTIN-13 (EAN-13) barkodlarını okuyabileceklerini açıklamışlardır.”Gündoğumu 2005" (Sunrise 2005) olarak adlandırılan bu girişim 1997 yılında açıklanmıştır.

Ancak bazı A.B.D. ve Kanada firmaları hala iş ortaklarının UPC barkodu kullanmalarını talep etmektedirler. Bu gibi özel durumlarda, GS1 Sistemine üye olan firmalarımız, GS1 Sistemi barkod numaralarından farklı olarak bir UPC numarası tahsisi için TOBB-GS1 Türkiye’ye başvurabilirler ve TOBB-GS1 Türkiye, GS1 US (A.B.D.) aracılığı ile bu numarayı kendilerine tahsis edebilir. UPC numarası tahsisi için başvuran firma, UPC numarası tahsisi isteğine dair bir dilekçe ve UPC Numarası talep eden A.B.D. veya Kanada firmasından bu isteği belgeleyen bir yazı ile TOBB-GS1 Türkiye’ye başvurmalı ve UPC numara tahsisi bedeli için TOBB Yönetim Kurulu tarafından belirlenen ücreti ödemelidir.

Barkodlu Bir ürünün piyasadan çekilmesine karar verildiğinde, bu ürünün numarası 4 yıl (48 ay) boyunca başka bir ürün için kullanılamaz. Bu süre tamamlandıktan sonra aynı numara başka bir ticari ürün için kullanılabilir. Numaranın kullanılamayacağı 4 yıllık süre, ürünün dağıtım kanalına sunulduğu son tarihten başlayarak hesaplanır. Tekstil ürünlerinde ise bir ürüne verilen numara 30 ay sonra yeniden kullanılabilir.